Kas yra išlaidos, kaip teisingai jas apskaičiuoti, kokios jos yra ir kodėl pinigai, kurie liko jūsų einamojoje sąskaitoje, nebūtinai yra verslo išlaidos?

Tęsiu straipsnių ciklą, kuriame paaiškinu, kaip investuotojai ir verslininkai gali skaityti finansines ataskaitas. Šiandien aš jums sakau, kodėl pinigai, kurie liko jūsų einamojoje sąskaitoje, nebūtinai yra verslo išlaidos. Taip pat analizuoju išlaidų rūšis: sąnaudas, administracines, komercines ir kitas išlaidas.

Kas yra išlaidos ir kaip jas apskaičiuoti

Bet kokios įmonės sumokėtos sumos negali būti laikomos sąnaudomis. Mokėjimas nebūtinai yra išlaidos. Viskas yra šiek tiek sudėtingiau.

Išlaidos (Išlaidos) — yra ekonominės naudos sumažėjimas dėl perleidimo turto arba įvykis įsipareigojimų, dėl ko sumažėja įmonės kapitalas. Išimtis yra kapitalo sumažinimas įmonės savininkų sprendimu. Taigi sakoma Federalinis apskaitos standartas PBU 10/99 „Organizavimo išlaidos».

Skamba pažįstamai? Išlaidos nustatomos veidrodiniu būdu pajamos. Ir pinigų mokėjimai nuo išlaidų taip pat aiškiai atskirti. Čia svarbu suprasti du dalykus:

1. Išlaidos atsiranda, kai įmonė atiduoda bet kokį turtą, ne tik grynuosius pinigus. Arba kai padidėja jos įsipareigojimai sandorio šalims.
2. Turto perleidimas ar įsipareigojimų prisiėmimas bus įmonės sąnaudos tik tuo atveju, jei jos kapitalo taps mažesnis. Tai yra ekonominės naudos sumažėjimas.

Pavyzdys 1:

Vakar pardavėjas ir pirkėjas susitarė nupirkti ir parduoti prekių siuntą už 100 rublių. Vakar pirkėjas sumokėjo 50 rublių avansą. Šiandien jis iš sandėlio atsiėmė visą prekių siuntą. Likusius 50 rublių pirkėjas sumokės rytoj – tokia mokėjimo tvarka fiksuota pirkimo-pardavimo sutartyje. Kada pirkėjas patyrė išlaidas ir kiek jos buvo??

Vakar mano einamąją sąskaitą paliko 50 rublių. Tai išankstinis mokėjimas už prekes. Jei pardavėjas prekės neišsiunčia, avansinis mokėjimas turės būti grąžintas. Tai reiškia, kad vakar, tuo pačiu metu, kai buvo perleistas vienas turtas (Pinigai) įmonė turi kitą turtą (gautinos sumos). Tai reiškia, kad turto nemažėja ir ekonominė nauda nesumažėjo. Todėl pirkėjas vakar neturėjo jokių išlaidų. Šiandien pirkėjas turi naują turtą – prekes, kurias paėmė iš pardavėjo sandėlio. Jų kaina nėra sąnaudos, nes turto yra daugiau, o ne mažiau. Tai yra, šiandien nėra ir vartojimo.

Leisk man dar kartą priminti kapitalo lygtis, iš ko išplaukia, kad kapitalas yra lygus turto ir įsipareigojimų skirtumui.

Kad turto sumažėjimas taptų sąnaudomis, sandoris neturi sąlygoti vienodo ar didesnio įsipareigojimų sumažėjimo. Kad įsipareigojimų padidėjimas taptų sąnaudomis, sandoris neturi sukelti vienodo ar didesnio turto padidėjimo.

Tai gal mūsų pavyzdyje išlaidos atsiras rytoj, kai pirkėjas sumokės antrą 50 rublių? Juk turtas mažės. Nr. Šiandien pirkėjas gavo prekių už 100 rublių Tai nėra pajamos, nes už tuos pačius 100 rublių pardavėjui atsirado prievolė. Vakar, pirkėjui sumokėjus avansą, buvo iš dalies grąžinta. Rytoj jis bus visiškai grąžintas. Pirkėjas liks su savo turtu, jis tiesiog pakeis formą: 100 rublių grynųjų bus pakeista į 100 rublių prekių.

Pavyzdys 2:

Vakar bendrovė paėmė 100 rublių paskolą metams su 20 proc. Už naudojimąsi banko pinigais, grąžindama paskolą, ji turės sumokėti 20 rublių palūkanų. Ar paskolos mokėjimai yra išlaidos??

Gavus paskolą kartu su turtu (pinigais) atsiranda ir įsipareigojimas. Kai jis grąžinamas, įsipareigojimas nurašomas. Pajamų nėra, išlaidų nėra. Bet tai taikoma tik paskolos daliai – sumai, kuri buvo pasiskolinta. Mūsų pavyzdyje tai yra 100 rublių. Paskolos palūkanos – tai įsipareigojimų bankui padidėjimas, už kurį paskolos gavėjas negauna jokio turto. Kiti įsipareigojimai nemažinami. Vadinasi, sukauptos palūkanos mažina įmonės ekonominę naudą. Todėl 20 rublių procentų yra išlaidos. Be to, šios išlaidos atsiranda ne tada, kai sumokamos palūkanos, o tada, kai bankas pagal sutartį gauna teisę į jas reikalauti.

Kaip ir kalbant apie pajamas, svarbu atminti, kad išlaidos niekaip nesusijusios laiko atžvilgiu su pinigų gavimu. Pinigai gali būti sumokėti anksčiau, vėliau arba tuo pačiu metu, kai pripažįstamos išlaidos. Mokėjimai gali būti visiškai nesusieti su išlaidomis. Todėl išlaidas planuoti ir apskaityti reikia atskirai nuo mokėjimų planavimo ir apskaitos..

Išlaidų rūšys

Sąnaudos apskaitoje skirstomos į įprastinės veiklos ir kitas sąnaudas.

Įprastos veiklos išlaidas sudaro trys pagrindiniai komponentai:

• savikaina;
• verslo išlaidos;
• administracinės išlaidos.

Prekių savikaina) — Tai produkcijos gamybos ir pardavimo, darbų atlikimo, paslaugų teikimo išlaidos. Be to, kalbėdamas apie gaminius, turėsiu omenyje ir darbus bei paslaugas.

Atrodo paprastas apibrėžimas, tačiau svarbu suprasti, kad kaina skiriasi. Kiekviena iš apskaičiuotų išlaidų yra analizuojama pagal savo tikslus. Ir jei gamybos kaina yra 100 rublių, ir pardavimo pajamos — 150 rublių, pelnas iš pardavimo nebūtinai siekia 50 rublių. Šios informacijos nepakanka – reikia pasiaiškinti, apie kokias išlaidas kalbame.

Gamybos savikaina — TAI išlaidas gaminiams gaminti. Jį reikia suskaičiuoti ir suskirstyti į komponentus, kad suprastume, ką galima pakeisti gamybos procese. Pavyzdžiui, sumažinti medžiagų švaistymą, pereiti prie pigesnių alternatyvų arba efektyviau organizuoti darbus, kad sumažintumėte darbo sąnaudas.

Mėnesio gamybos sąnaudos parodo, kiek kainavo pagaminti. Tačiau nenaudinga tai lyginti su pajamomis dėl trijų priežasčių:

1. Neužtenka gaminti produktus, jie turi būti parduodami. Ir prieš parduodant, kur nors saugokite. Ir visa tai yra papildomos išlaidos, kurios turi įtakos finansiniam rezultatui..
2. Produktai, kurie buvo pradėti gaminti šį mėnesį, ne visada išleidžiami tą patį mėnesį. Išlaidos jau yra, bet produktų dar nėra. Tokios sąnaudos sudaro nebaigtų darbų kainą. Ir tai yra jūsų turtas.
3. Per mėnesį pagaminta produkcija ne visada parduodama tą patį mėnesį. Tai taikoma tik produktams ir darbams bei paslaugoms. Jei produktų lieka sandėlyje, tai taip pat yra jūsų turtas..

Kai pažiūri pajamų deklaracija, tada ten matai tiksliai parduotų produktų gamybos savikainą. Jei turite prekybos organizaciją, viskas yra paprasčiau. Vietoj gamybos sąnaudų yra kaina, už kurią įsigijote perparduotas prekes. Apskaitoje tai vadinama faktine prekių savikaina.

Pardavimo savikaina, tai taip pat visa kaina – tai gaminių gamybos ir pardavimo išlaidos. Pardavimo savikaina susideda iš parduotų produktų gamybos savikainos ir jų pardavimo sąnaudų. Būtent šias išlaidas reikia palyginti su pajamomis, kad būtų galima teisingai nustatyti finansinį rezultatą..

Pavyzdys 3:

Per dieną buvo pagaminti ir parduoti trys pyragaičiai. Jų gamybai buvo nupirkta produktų už 500 rublių, o konditerio atlyginimas siekė dar 1000 rublių. Tortai socialiniuose tinkluose parduodami už 1000 rublių. Tikslinė reklama kainavo 2000 rublių.

Gamybos kaina: 1500 rublių (500 rublių + 1000 rublių).

Pardavimo kaina: 3500 rublių (1500 rublių + 2000 rublių)).

Nuostolis iš pardavimo: 500 rublių (3000 rublių - 3500 rublių).

Jei savininkas, nustatydamas finansinį rezultatą, vadovautųsi gamybos kaštais, jis nuspręstų, kad jam priklauso pelningas verslas. Bet tai netiesa.

Pavyzdys 4:

Tomis pačiomis sąlygomis, bet parduoti du tortai.

Gamybos gamybos savikaina: 1500 rublių.

Pardavimo kaina: 3000 rublių (2 * 500 rublių + 2 000 rublių)

Nuostolis iš pardavimo: 1000 rublių (2000 rublių - 3000 rublių)

Dar 500 rublių – sandėlyje likusio torto gamybos savikaina. Jei rytoj jie jį nusipirks be papildomos reklamos, tai duos 500 rublių pelno, tačiau apskritai verslas vis tiek dirba nuostolingai.

Pardavimo išlaidos) — Tai yra prekių, gaminių, darbų ir paslaugų pardavimo išlaidos. Tokių išlaidų sudėtis priklauso nuo to, ką įmonė daro..

Jei ji gamina produkciją, tai pardavimo išlaidos prasideda iš karto, kai tik produktai yra pagaminti. Komercinės išlaidos bus:

• produkcijos sandėliavimas (sandėlių nuoma ar nusidėvėjimas, sandėlininkų ir krovėjų atlyginimai);
• reklamuoti jį pirkėjui (rinkodara ir reklama, pardavėjų tarpininkų paslaugos);
• siunta (pakavimas, pristatymas, eksporto muitinės formalumai, draudimas pakeliui).

Jei įmonė atlieka darbus ar teikia paslaugas, tai komercinės išlaidos daugiausia bus susijusios su jų skatinimu. Tiesiog nėra ką saugoti ir išsiųsti.

Jei įmonė parduoda prekes, tai beveik visos su prekyba susijusios išlaidos yra komercinės, išskyrus pačių prekių savikainą:

• transportavimo ir pirkimo išlaidos (atlyginimai tarpininkams-tiekėjams, importo muitinės formalumai, draudimas tranzitu);
• įsigytų prekių pristatymo į Jūsų sandėlį ar parduotuvę ir parduotų prekių pirkėjui išlaidos;
• atlyginimas (nuo direktoriaus iki pardavėjo - visi dalyvauja pardavimuose);
• pastatų, įrangos ir transporto priemonių nusidėvėjimas arba nuoma;
• rinkodaros ir reklamos išlaidos;
• reprezentacinės išlaidos;
• garantinio remonto išlaidos;
• bet kokios kitos prekių saugojimo ir siuntimo išlaidos.

Prekybos organizacijų komercinių išlaidų sąrašas platesnis nei gamybinių organizacijų. Todėl jų dalis finansinių rezultatų ataskaitoje dažniausiai būna didesnė.

Administracinės išlaidos) — Tai išlaidos, nesusijusios su produkcijos gamyba, sandėliavimu ir rinkodara, bet būtinos įmonės veiklai. Jie taip pat vadinami bendraisiais ekonominiais.

Tai įtraukia:

• vadovų ir kitų biuro darbuotojų atlyginimai nuo buhalterių iki valytojų;
• biuro išlaikymo išlaidos nuo kavos ir sausainių iki nusidėvėjimas arba išsinuomoti;
• vertinimo, audito ir kitų konsultavimo paslaugų išlaidos;
• biuro planktono transportavimo išlaidos nuo direktoriaus asmeninio personalo išlaikymo iki įmonės taksi arba kelionės kortelės įmonės lėšomis;
• reprezentacinės išlaidos, jeigu jų neįmanoma susieti su konkrečių prekių pardavimu;
• bet kokios kitos įprastinės veiklos išlaidos, nesusijusios su produkcijos gamyba, laikymu ar pardavimu.

Konkrečios įmonės administravimo išlaidų sąrašas priklauso nuo jos veiklos specifikos. Pavyzdžiui, daugumai įmonių buhalterio atlyginimas yra bendrosios verslo išlaidos, tačiau buhalterinės apskaitos įmonėse jis įtraukiamas į paslaugos kainą. Skambučių centrui telefonijos kaina yra gamybos sąnaudos, o gamyklai – bendros verslo išlaidos..

Administracinės išlaidos daugiausia skirtos administraciniam ir vadovaujančiam personalui bei biuro infrastruktūrai išlaikyti. Kai pradėjau savo karjerą gamykloje, parduotuvės žmonės tokius darbuotojus taikliai vadino parazitais. Nes gaminių negamina ir jų neparduoda. Ir jūs turite juos maitinti.

Tame yra tiesos. Administracinės išlaidos paprastai yra sąlygiškai pastovus. Tai yra, jie nepriklauso nuo produkcijos apimties. Tai reiškia, kad jie turėtų būti kuo mažesni.

Kitos išlaidos) — Tai yra bet kokios įmonės išlaidos, nesusijusios su pagrindine jos veikla. Taip pat skirstomos į įprastinės veiklos ir kitas išlaidas skirstymas į pajamas ir kitas pajamas.

Čia yra tipiški kitų išlaidų atstovai:

• išlaidos lizingo būdu išnuomotam ilgalaikiam turtui išlaikyti, jei neturite lizingo bendrovės;
• bet kokio perleisto turto, išskyrus produktus ir prekes, vertė;
• išlaidos už banko paslaugas;
• baudos, netesybos ir netesybos už susitarimų su sandorio šalimis sąlygų pažeidimą;
• išlaidos gaisrų, nelaimingų atsitikimų, stichinių nelaimių ir kitų nenugalimos jėgos padarinių likvidavimui;
• dovanų kaina dovanotojui;
• palūkanos, priskaičiuotos už paskolas ir paimtas paskolas.

Pastarasis rodiklis parodomas pelno (nuostolių) ataskaitoje atskirai nuo kitų sąnaudų. Ten ji vadinama „Mokėtinos palūkanos“. Taip jis yra nustatytas Federalinis apskaitos standartas PBU 4/99 „Organizacijos apskaitos ataskaitos». Tai buvo padaryta siekiant finansinės ataskaitos buvo galima įvertinti įmonės kredito krūvio lygį.

Pavyzdys 5:

Per mėnesį gamykla pardavė dvi produkcijos partijas, kurių kiekvienos gamybos sąnaudos siekė 500 000 rublių. Produktų saugojimo ir pristatymo išlaidos - 100 000 rublių, reklamai - 30 000 rublių. Pirmoji partija buvo pristatyta laiku, antroji vėlavo, už tai turėjome sumokėti 40 000 rublių baudą. Bendros išlaidos 1 170 000 rublių, iš kurių pardavimo savikaina - 1 000 000 rublių, komercinės išlaidos - 130 000 rublių, kitos išlaidos - 40 000 rublių.

Kitame straipsnyje papasakosiu, kuo išlaidos skiriasi nuo sąnaudų. Skirtumas tarp jų yra maždaug toks pat kaip tarp Austrijos ir Australijos. Ir jei nenorite laukti, užsiprenumeruokite mano telegramos kanalą „Vertėjas iš apskaitos» — tai paskelbtą ten jau seniai!

Viršutinis paveiksliukas: © Dylan Calluy