Kaip surengti internetinį susitikimą ir nešvaistyti laiko
Galbūt netikite skaitmenine galia ir manote, kad internetiniai susitikimai yra neveiksmingi. Tačiau geriau perskaityti šią medžiagą ir rasti naudingų patarimų, kurie padės linksmai, smagiai ir produktyviai pasiruošti ir surengti vaizdo konferenciją su kolegomis!
1 dalis. Paruošimas
- Įsitikinkite, kad visi dalyviai žino, kaip naudotis programa . Negalite tiesiog pasiimti ir surengti susitikimo per „Skype“ ar „Zoom“. Padėkite komandai įdiegti ir sukonfigūruoti viską, ko reikia norint dalyvauti: pasidalykite mokymo vaizdo įrašu arba pasikalbėkite apie tai patys. Suteikite kiekvienam galimybę išbandyti visas funkcijas.
- Gerai pagalvokite apie savo susitikimo planą ir repetuokite. Kokius klausimus reikia aptarti? Kokius sprendimus turėtumėte priimti? Kokias programos funkcijas galiu naudoti? Kaip visa tai padaryti kuo paprasčiau mažiau pažengusiems vartotojams? Susitikimo organizatoriai ar vedėjai pirmiausia turi išnagrinėti visą susitikimo scenarijų ir parengti „Planą B“ techninių problemų ir kitų force majeure atveju.
- Apibrėžkite dalyvių vaidmenis. Reikia suprasti, kas už ką atsakingas. Kas kviečia dalyvius? Kas bus pagalbininkas? Kas dalijasi ekranu ir pristato pristatymą? Kas kontroliuoja dalyvių pakeltas rankas ir klausimus? Kas sprendžia technines problemas
- Apriboti dalyvių skaičių . Kviesti visus į pokalbį iš karto yra dažna klaida. Rizikuojate svarbias diskusijas paversti farsu. Apsvarstykite dalyvių sąrašą pagal susitikimo tikslą. Ar esate tikras, kad jums reikia visos komandos, kad išspręstumėte šią problemą?
- Iš anksto nusiųskite dalyviams darbotvarkę ir reikalingą medžiagą . Taip pokalbio metu nereikės gaišti laiko aiškinimams, dokumentų siuntimui ir atsisiuntimui. Visi atsidurs tame pačiame informaciniame lauke ir galės iškart pereiti prie pagrindinio dalyko.
2 dalis. Skambinti
1. Sukurkite pasveikinimo ekraną. Pasiruoškite pokalbiui skaidrę su mielu sveikinimu ir trumpomis instrukcijomis. Įėję dalyviai nepasiklys ir lauks kitų. Ir jūs galite kontroliuoti bendrą pasirengimą. Pavyzdžiui, paskutiniame savo mastelio keitimo susitikime naudojome šią skaidrę.
2. Išsklaidykite situaciją ir įtraukite dalyvius nuo pat pradžių. Mažas pokalbis reikalingas, kad visi jaustųsi patogiai. Pavyzdžiui, paklauskite kiekvieno dalyvio, kas jam (katinui ar kaimynui) nutiko naujo nuotoliniu būdu. Arba patikrinkite, kiek grikių liko namuose). 3. Nustatyti taisykles. Įjunkite vaizdo įrašą, sekite dienotvarkę, grįžkite iš pertraukų laiku, „pakelkite ranką“ įrankių juostoje arba rašykite klausimus pokalbyje. Ir nereikia nuolat atsiprašyti už retkarčiais šuns lojimą ar kūdikio verksmą. Tiesiog išjunkite garsą. 4. Naudokite technines programos galimybes, kad padidintumėte interaktyvumą ir įtraukimą:
- „Zoom“ turi savo lentą , kurioje visi skambučio dalyviai gali dirbti vienu metu. Galite naudoti atskirą programą — pavyzdžiui, . Lenta leidžia komandai kartu generuoti ir įrašyti idėjas, struktūrizuoti mintis, kurti diagramas ir sudaryti projekto darbo planą.
- Suteikite savo komandai galimybę komentuoti arba daryti specialias pastabas bendrinamame ekrane. Tai puikus būdas greitai gauti grįžtamąjį ryšį iš dalyvių, sekti jų pageidavimus ar dalykus, kuriuos reikia toliau aptarti.
Dalyvių nuomonės aiškiai skiriasi
- Kurti apklausas . Naudokite įrankius pačioje programoje arba . Atsakymo variantuose nenurodykite tik „taip“ arba „ne“. Leiskite dalyviams pasinerti į klausimą ir pagalvoti.
Viktorija Guseva, verslo trenerė
Internetinių susitikimų metu daugeliui dalyvių kyla pagunda atidaryti kitą skirtuką ir tuo pačiu metu dirbti, skaityti naujienas, rašyti kolegoms ar daryti ką nors kita ne į temą. Dažnos apklausos padeda sudominti auditoriją. Be greitų klausimynų pačiose programose, klausimus reikia užduoti ir balsu. Tačiau čia yra du svarbūs niuansai:
1. Neužduokite klausimų paeiliui. Dalyviai greitai išsiaiškina, kiek laiko turi, kol ateis jų eilė. Per šiuos intervalus jie pasitraukia iš pokalbio. Bėda ta, kad tu to nepastebi iš karto.
2. Neklauskite „na, kas ką galvoja? Paprastai po to seka tyla ir susilaikymas. Geriausiu atveju atsako tik dalyvaujantys dalyviai. Susisiekite su visais asmeniškai atsitiktine tvarka: „Olya, ką tu galvoji? Sasha, ką tu manai? Marina, ar turi ką pridurti? Komanda visada turi būti geros formos ir temos.
5. Surinkite atsiliepimus . Iš karto po pokalbio, kol dalyvių mintys ir emocijos dar šviežios. Ar buvo sunku prisijungti prie programos, naudotis įrankiais, susikaupti? Aptarkite, ką galima patobulinti, ir būsite laimingi.
Įvertinkite straipsnį
