Naudingi patarimai, kurie padės jums atlikti savo darbą laiku

Praleisti terminai yra košmaras darbe ir įtampos bei streso šaltinis kasdieniame gyvenime. Tačiau be sutarto laiko neįmanoma įsivaizduoti nei vieno atvejo. Norėdami laiku atlikti užduotis, turite sutelkti dėmesį į dvi sritis: savivaldą ir laiko valdymą.

GALITE PRIVERSTI SAVE

Nepainiokite planavimo su vykdymu. Kad ir koks geras būtų jūsų planas, tai tik planas. Jei neturite laiko atlikti darbų, būkite kategoriški: „Neįmanoma to nedaryti, apie tai nekalbama! Per didelis lojalumas yra kelias į projekto nesėkmę.  

Jei kasdienis pardavimų duomenų įvedimas į 1C programą, remiantis patirtimi, reikalauja vienos valandos, tai šiam darbui galite išleisti būtent tiek. Priešingu atveju informacijos apie sandėlio likučius rinkimo ir pristatymo į mažmeninės prekybos vietas terminai bus praleisti. Už sutarčių pažeidimus bus gautos baudos, planas nebus įvykdytas, KPI nepasiekti, o priedų nematys visas skyrius. Pasirodo, nespėji savo dalies atlikti laiku dėl banalaus nedrausmingumo ir kenčia visi.

Venkite kelių užduočių. Darbas pagal principą „viskas, visur ir iš karto“ turi daugiau trūkumų nei privalumų. Stebėkite laiko bėgimą tiesiogine prasme. Naudokite savo išmaniojo telefono chronometrą arba įprastą žadintuvą. Ir tegul jie skambančiu skambesiu primena, kad laikas baigėsi.

O gal geriau kažką pataisyti savyje?

Pakeiskite save sabotuojantį elgesį. Jei turite įprotį atidėlioti, pasistenkite jį išnaikinti. Galite naudoti neįprastą vizualizaciją.

Pavyzdžiui, kiekvienas iš mūsų turime žmogų, prieš kurį norėtume atrodyti geriausiai. Įsivaizduokite, kad šis asmuo stebi jūsų darbą. Kaip laiku vykdote įsipareigojimus, aiškiai ir surinktai rašote straipsnį, sudarote programą, derate telefonu. Jam patiks, kad nesi išsiblaškęs ar tinginys. Atlikite tokį vaidmenį ir tuo pačiu atliksite darbą laiku.

Ne visus žmones įkvepia terminai . Tačiau tinkama motyvacija siekti rezultatų gali įveikti bet kokį priešiškumą. Kas tau svarbu: viršininko pagyrimai, konkurencija su kolegomis, laisvas laikas apsipirkimui ar sugrįžimas prie mėgstamo serialo? Visa tai įvyks – ir tuo greičiau baigsite darbą. Tiesiog priminkite sau: „Jei neturiu laiko atlikti tiek darbų, galiu pamiršti visus malonumus“.

Kartais galite atlikti šį pratimą: atliekant kasdienes mažas užduotis, palaipsniui sumažinkite vykdymo laiką. Tada perkelkite šį įprotį į didelius projektus. Užsirašykite viską, ką nuveikėte per dieną ir praleistą laiką. Kitą dieną analizuokite, kur buvo sugaištos minutės ir valandos.

Be laiko valdymo neapsieisite

• Pagalvokite apie užduotį ir laukiamą rezultatą. Mintyse įsivaizduokite, kokių sunkumų gali kilti, kokius išteklius reikės panaudoti, kad užduoties etapus būtų atlikta laiku. Jei užduotis nauja ir neįprasta, atskirkite pažįstamus blokus. Kuo jų mažiau, tuo daugiau laiko reikės skirti likusiam darbui atlikti. Jei įmanoma, pailginkite laikotarpį bent 10%.
• Patikrinkite, ar turite viską, ko reikia greitai užbaigti. Ar bus prieinama medžiaga, informacija, įranga, programos, knygos? Jei jų paieška ir įvaldymas užtruks, galutinį bendros užduoties terminą teks atidėti. Arba paaukoti darbo kokybę, kad viskas būtų atlikta.
• Nepamirškite sumažinti nenumatytų aplinkybių poveikio. Pravartu turėti autonominį elektros šaltinį esant šviesos trūkumui ir kompiuterio gedimui. Arba tiksliai žinokite biuro vietą ir darbo valandas, kur galėsite atspausdinti pristatymą, jei kasetė pasibaigs. Tada jums nereikės teisintis, kad negalite laiku atlikti savo darbo.

Naudokite vizualizaciją Ganto diagramos pavidalu

Jo esmė ta, kad projektas suskirstytas į mažus etapus. Kiekvienam nustatomas laikotarpis ir terminai. Yra daug internetinių programų, kurios gali padėti sukurti tokią diagramą.

Pavyzdžiui, bendra užduotis: parengti puikių absolventų ir universiteto studentų susitikimo nuotrauką. Organizaciniams momentams skiriamos 9 darbo dienos, pradedant nuo spalio 2 d. Nubrėžiame subužduotis ir terminus: rezervuojame vietą ir laiką coworking erdvėje, deriname su vadovybe – spalio 2 – 3 d.; parengti ir išsiųsti technines specifikacijas operatoriams, menininkui, fotografui, laidų vedėjui – spalio 4 – 5 d., detales susitarti su dalyviais – spalio 6 d.; vykdyti reklaminę kampaniją tarp mokinių ir mokytojų – spalio 9–12 dienomis. Visa tai atspindime programoje ir nustatome priminimus.

Tikimės, kad mūsų patarimai padės tais atvejais, kai neturite laiko užbaigti savo darbo. O terminai, praleisti terminai, stresas ir rūpesčiai dėl to taps praeitimi.